Apostilace listin vydaných v Belgii, či Holandsku je zjednodušeným legalizaci úkonem, jehož cílem je aby českým úřadům byla zaručena účinnost a uplatňování takových listin v rámci českého právního systému. Apostilou je tedy možné pouze originály listin podepsané příslušným úředníkem. Listinami, které se v právní praxi nejběžnější apostilou jsou výpisy z rejstříku trestů, výpisy z obchodního rejstříku, či plné moci podepsané před notářem v Belgii, či Holandsku. Apostila, taktéž se požívá i výraz apostilačná doložka má tvar čtverce a zpravidla se umisťuje na zadní stranu apostilovanej listiny. Může být buď v tištěné nebo samolepící formě.

Její obsah tvoří 10 formálních údajů, které se týkají toho, kdo předmětnou listinu vydal, kdo ji apostily, také obsahuje razítko a podpis orgánu, který apostilace provádí.

Apostilu lze vydat v různé kombinaci jazyků a žadatel může požádat o jazykovou verzi, která bude nejvíce vyhovovat jeho potřebám. Žadatel si tak může vybrat z jazykové verze holandské, anglické, německé, španělské, italské a francouzské. Je však nezbytné aby její název “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” byl uveden ve francouzštině. Praktičtější je k listině připojit apostilu v jazyce, v jakém je text listiny, protože v České republice se apostilovaná listina (listina + apostila) musí nechat přeložit soudním překladatelem a shodnost jazyků znamená finanční a časovou úsporu za jejich překlad. Soudní respektive úřední překlad může zpracovat pouze jeden překladatel.

Apostilace českých listin pro jejich použití ve smluvních státech Haagské úmluvy

Úřední listiny se v České republice pro použití v smluvních státech Haagské úmluvy na dvou místech.
Je to dáno druhem ověřované listiny, resp. orgánem, který ji vydal.

1. apostilace listin, které vydaly justiční orgány České republiky, včetně listin vydaných nebo ověřených notáři, provádí Ministerstvo spravedlnosti – mezinárodní odbor civilní.
Apostilu je zde možné vybavit během úředních hodin na počkání, ale je možné o ni požádat i poštou. Při druhé možnosti je třeba počítat s tím, že se proces prodlouží o několik dní. Poplatek za jednu apostilu se pohybuje ve výši 100 Kč a hradí se formou kolkových známek. Navíc apostila vydaná Ministerstvem spravedlnosti je v bilingvní znění (v českém a anglickém jazyce).
Neexistuje přesná definice orgánů, které se pro účely apostilace považují za justiční. V praxi to znamená, že na Ministerstvu spravedlnosti se ověřují pouze listiny vydané soudy a notáři. Všechny ostatní dokumenty apostilou Ministerstvo zahraničních věcí.
Při listinách vystavených nebo ověřených notáři je důležité upozornit, že je lze apostilou jen za předpokladu, že byly vystaveny notářem nebo notářským kandidátem, který je stanoveným zástupcem notáře, nebo byl pověřen legalizací a provedením úkonu ve vztahu k zahraničí.

Ministerstvo odmítá apostilou listiny vystavené nebo ověřené notářským koncipientem. Z tohoto důvodu je nezbytné notáře předem informovat, že předmětná listina bude použita v zahraničí.

2. Všechny ostatní úřední listiny apostilou ministerstvo zahraničních věcí – odbor konzulárních činností, referát legalizace. Zde lze také získat apostilu na počkání či poštou, dokonce i výše poplatku zůstává nezměněna a to 100 Kč. Ministerstvo zahraničních věcí vydává apostilu pouze v anglickém jazyce.

V zahraničí není možné použití listin, které byly vystaveny, zda ověřené kontaktními místy, tzv. Czech point. Ty jsou momentálně určeny pouze pro použití v ČR. Proto je třeba si listiny, které se mají použít v zahraničí pořídit přímo na úřadě, majícího předmětnou agendu na starosti. Výjimku tvoří výpisy z registrů vyhotovené u notáře, které lze apostilou na Ministerstvu spravedlnosti, tak jak jsme zmiňovali výše.

Apostilace mnohých listin vyžaduje předchozí ověření jiným, zpravidla ústředním orgánem, který je nadřízený orgánu vydávajícímu listinu, proto doporučujeme abyste informovali na webstránce Ministerstva zahraničních věcí, nebo přímo u pracovníků příslušného odboru, jaký postup je vhodné zvolit při té, jejíž listině.
Příklad: Postup při ověřování pravosti podpisu
Ověřit pravost podpisu lze dvěma různými způsoby:

1. Tím prvním je postup, kdy podpis ověřuje notář (kterého jsme předem upozornili, že listina má být použita v zahraničí). Apostilu pak vystaví Ministerstvo spravedlnosti. Tak jak jsme již několikrát zmínili v článku.
2. Druhým je postup, kdy pravost podpisu ověřuje advokát. V tomto případě je nezbytné aby listina byla nejprve potvrzena českou advokátní komorou a až potom by bylo možné listinu apostilou na Ministerstvu zahraničních věcí.
Pro použití v cizině je ověření pravosti podpisu notářem mnohem jednodušší a praktičtější.